AdeA, la empresa que custodia los papeles de las empresas | Compañías

La gestión documental es una parte desconocida pero fundamental dentro de una empresa. Las compañías generan cantidades ingentes de contratos, informes y facturas, tanto en papel como digital, que han de guardarse y preservarse del paso del tiempo. Evidentemente, no todas tienen el espacio físico suficiente ni los recursos necesarios para ordenar y custodiar miles de escritos.

Para cubrir esta apremiante necesidad nació en 1999 AdeA, firma especializada en ingeniería documental que desde entonces no ha parado de crecer. “Manejamos documentos desde su creación hasta su destrucción, pasando por su digitalización, y no solo en papel, sino en múltiples formatos”, explica Jesús Pérez Baeza, directivo de la empresa.

“Es una actividad básica que se lleva realizando desde hace siglos y que gana cada vez más complejidad”. Esta dificultad resulta de las magnitudes que manejan. 1,4 millones de contenedores llenos de papeles de 1.200 clientes, muchos de ellos empresas del Ibex, se alojan en la nave de AdeA de Azuqueca de Henares. Las condiciones de seguridad y conservación de la nave son dignas de una auténtica obra de ingeniería. Y no se trata solo de proteger los archivos. El principal reto es que sus propietarios puedan consultarlos con rapidez y eficacia.

“Nuestro sistema de gestión consigue que cuando el cliente pide que se localice y se le enseñe un determinado informe físico, este pueda llegar a sus manos en 24 horas. Si es muy urgente, podemos ponerlo a su disposición en cuatro horas”, asegura Andy Tahmazián, director de producción.

La firma, que hoy controla el fondo Atlas Capital, se creó para manejar los documentos del antiguo Banco Bilbao Vizcaya

Cambios accionariales

La historia de esta empresa implica la de muchas otras, pero a pesar de los cambios que desde el comienzo se han producido en su estructura accionarial, AdeA ha crecido “de forma cabal y sentada”, comenta Pérez Baeza. La compañía nació en los albores del nuevo siglo a partir de las necesidades del entonces Banco Bilbao Vizcaya (hoy BBVA), donde se gestó la decisión de crear una sociedad que se encargase exclusivamente de gestionar y custodiar la documentación de la entidad.

Esta empresa, que pertenecía al 50% a una familia argentina, pasó a formar parte de Azertia y posteriormente de Indra, que en 2008 adquirió el 100% de las acciones. En la actualidad, el 98% del capital de AdeA pertenece al fondo privado Atlas Capital Private Equity y el 2% restante, a los directivos de la firma.

Jesús Pérez Baeza
Jesús Pérez Baeza, director de AdeA. Cinco Días

Internacionalización

Durante todos estos años AdeA ha llevado a cabo un proceso de expansión y de internacionalización paralelo, que en palabras de su directivo, “ha sido todo un éxito”. Primero decidieron llevar AdeA a Portugal. El desembarco no fue fácil. Era la única empresa extranjera que prestaba este servicio en el país y, a pesar de que “somos vecinos y hablamos en euros”, al principio hubo dificultades. Sin embargo, en la actualidad consideran que la inversión ha merecido la pena y la empresa está creciendo en el territorio luso, lo que su directivo califica como un triunfo.

El otro destino de AdeA fue Colombia, donde la estrategia se desarrolló de forma diferente. En este caso se decidió penetrar en el mercado a través de un socio local, porque, según comenta Pérez Baeza, “la cultura empresarial es diferente y entendíamos que con la inversión tan grande que íbamos a realizar necesitábamos a alguien que conociese el sector de primera mano”. Por eso compraron una empresa local de gestión de activos y de digitalización, que les ayudó a crecer y a posicionarse en territorio colombiano.

Estrategia digital

A pesar de que la documentación en formato físico sigue siendo la predominante, es evidente que la digital también necesita ser gestionada y archivada. “Nuestro reto para el futuro es cohesionar ambos mundos. Llevar a cabo la transición a lo digital sin olvidarnos del formato físico”, explica. Para ello, la compañía ha lanzado AdeA Digital, la división encargada de desarrollar y aplicar la tecnología necesaria para que los archivos virtuales estén actualizados y disponibles para el cliente en todo momento a través de una plataforma online.

La cifra

350 empleados tiene en plantilla AdeA. Entre ellos se encuentran los miembros de AdeA Social, una división de la empresa que contrata a personas con discapacidad.

AdeA cuenta con 250 millones de documentos en hosting (alojamiento web) y está preparando un proyecto de archivística digital para un cliente que, según Pérez Baeza, es “uno de los más importantes de España”, ya que implicará la gestión de dos millones de informes anuales de una sola entidad bancaria.

El sistema que está desarrollando para este banco permitirá el reconocimiento y la validación automática de contratos, ya que conforme estos lleguen a los centros de AdeA, la tecnología detectará si son válidos o no. Si lo son, los digitalizará y archivará para su consulta. De lo contrario, los devolverá a la sucursal correspondiente.

La plantilla de AdeA está conformada por alrededor de 350 trabajadores, cifra que ha aumentado, sobre todo después de la absorción de empresas como Logisman o SDM, con quienes competía en el sector de la gestión y digitalización de archivos.

La adquisición de estas compañías ha ampliado todavía más el campo de actuación de AdeA, que, además de tener una nave en Aragón, cuenta con otra en Tenerife. Para llevar a cabo esta expansión, Pérez Baeza habla de la importancia de la gestión administrativa. “Si esta no es buena, adquirir una empresa puede convertirse en un problema”, advierte.

Faraday
En la sala de alta seguridad Faraday se guardan archivos en soportes magnéticos. Cinco Días

Las condiciones de seguridad de las naves de AdeA las convierten en búnkeres antiincendios. Dentro de la nave de Azuqueca se encuentra la denominada Sala Faraday, en la que las medidas de conservación son mucho más extremas. Andy Tahmazián comenta que “esta sala es un búnker dentro de otro búnker”.

La habitación se utiliza principalmente para guardar soportes magnéticos y cuenta con sistemas de extinción por gas. Es una sala modular completamente ignífuga que se puede ampliar desde cualquiera de sus costados. Permite que en el exterior haya temperaturas de hasta 1.000 grados sin que en el interior estas pasen de cinco grados.

Es un lugar completamente estanco y hermético, por lo que los documentos se encuentran protegidos de factores como el polvo, el agua, el gas o la humedad. Además, el recinto está sujeto a un control constante de temperatura y humedad para preservar las condiciones óptimas de conservación.

Instituciones tanto públicas como privadas se benefician de estas medidas de seguridad en la manipulación de sus informes. “Lo más importante es la instalación y el diseño de lo que hay dentro”, comenta el directivo de AdeA. “Lo crucial es la forma en la que te relacionas con los clientes, mostrándoles que estás ahí y que eres solvente”, concluye.

Datos de interés

Huella dactilar
Acceso a las naves con huella dactilar. Cinco Días

Facturación. AdeA Ingeniería Documental facturó más de 14 millones de euros al cierre del año 2016. La compañía prevé finalizar 2017 con una facturación de 19 millones de euros, lo que supondría un crecimiento de un 35%.

Internacionalización. AdeA cuenta con naves en Colombia y Portugal. En España tiene instalaciones en Madrid, Aragón y las islas Canarias.

Adquisiciones. A fin de consolidar su crecimiento y potenciar su laboratorio de I+D, AdeA compró en abril de este año dos empresas que complementan su actividad. Se trata de la aragonesa Logisman y la madrileña SDM (Sistemas de Documentación Multimedia), dedicadas a la custodia y gestión documental y al desarrollo de software de captura automática de datos, respectivamente.

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La nube le sienta tan bien al sector aeronáutico | Compañías

Fabricantes. La industria aeroespacial es un sector estratégico. A falta de una política industrial nacional de apoyo a la I+D+i, empresas como Indra, Hispasat, Navantia, Antra o Airbus han tomado la delantera al Estado invirtiendo en innovación y tecnología para mantener la competitividad, y siguen jugando un papel destacado en la cadena de suministro aeronáutica global. A día de hoy, España es uno de los pocos países con capacidad para fabricar y poner en vuelo un avión.

Empleo. A escala productiva, el sector se estructura en una cadena de etapas que van desde la investigación hasta el diseño de estructuras, instrumentación y aplicaciones; creación de prototipos; ensayos; fabricación de aviones, vehículos espaciales, cohetes y todos sus componentes; mantenimiento de maquinaria aeroespacial, y gestión de datos. Todo ello supone un fuerte impacto económico, por el desarrollo de actividades especializadas y la ocupación de profesionales altamente cualificados.

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La banca del futuro cierra sucursales para parecerse a Apple, Google o Facebook | Tendencias

Casi una década después del inicio de la llamada Gran Recesión, la banca sigue de capa caída. Prácticamente desde la quiebra de Lehman Brothers, los beneficios del sector financiero han sido, año tras año, inferiores a sus costes, según datos del Banco Central Europeo. Esto significa que ha utilizado más recursos de los que ha generado, por lo que no solo ha dejado de crear valor, sino que lo ha destruido.

Su escasa capacidad de crecimiento, derivada en buena parte de su consolidación como una mastodóntica estructura de costes fijos, implica una llamada a la reformulación de sus planteamientos. Un informe de la consultora Indra reflexiona sobre el papel que deben jugar los bancos en la actualidad. Aboga por que cierren sucursales, realicen ajustes de plantilla y finalicen acuerdos comerciales para centrarse en una innovadora estrategia digital.

  • Las grandes tecnológicas como referentes: la era de las plataformas

Las reglas del mundo virtual son considerablemente diferentes a aquellas por las que se han regido las empresas hasta la llegada de internet. Google y Facebook —“la auténtica competencia en la banca online”, según Francisco González, presidente del BBVA— supieron entender que para dar mayor proyección a sus productos debían ceder parte de su control para ampliar su espectro de uso. Mantuvieron el control sobre unos pocos servicios y dejaron el resto en manos de desarrolladores externos para que su trabajo aportara mayor valor a la plataforma. Una vez convertidas en líderes, han ido absorbiendo las aplicaciones de más valor en su ecosistema. El mejor ejemplo de esta forma de entender el mercado es el sistema operativo Android.

Las grandes tecnológicas son la verdadera competencia de la banca online

Francisco González, presidente del BBVA

Indra considera que los bancos tradicionales deberían estudiar este modelo, que ya están probando algunos de los llamados challenger banks. La desverticalización de las instituciones financieras supone que provean sus propios productos, centrados en la abundancia y la calidad del dato de sus clientes. Si el negocio de publicidad de Google, basado en los datos de navegación de sus usuarios, es tan potente, cómo podrá ser un negocio basado en los datos transaccionales de los que disponen los bancos.

Respecto al resto de servicios que pueden prestar, la consultora propone que provean de infraestructura a terceros para que estos ofrezcan otros servicios dentro de su plataforma. Aquí entran en juego las fintech, esas startups que muchos medios describieron como sustitutas de las entidades tradicionales, pero que se han quedado a la sombra de estas por falta, precisamente, de infraestructura. En palabras del gurú financiero David Birch, “la finalidad de la mayoría de las fintech es allanar el terreno a los bancos, agilizar sus procesos y mejorar su interfaz”.

  • El bienestar del cliente por encima de todo

La crisis mencionada al comienzo de este artículo coincidió en el tiempo con otro hecho que, si bien no fue clave en la caída en los niveles de rentabilidad de la banca, sí ha sido determinante en la lentitud de su recuperación: la insatisfacción del cliente con el servicio prestado. Muchos sectores, como el ocio o el retail, apostaron por la tecnología y, gracias a los datos, centraron sus negocios en la experiencia individual de cada usuario para para ofrecerle productos personalizados.

Mientras tanto, los bancos han visto como sus esfuerzos por fidelizar caían en saco roto. Según un informe de Fujitsu publicado a finales de 2016, prácticamente la mitad de los españoles cambió de entidad en los últimos cinco años.

La finalidad de la mayoría de las fintech es allanar el terreno a los bancos

David Birch, experto en servicios financieros

Para cambiar esta situación, Indra propone a las instituciones financieras que pongan el foco de atención en sus usuarios, con modelos de atención fuertes en movilidad —más agentes financieros que den asesoramiento presencial o remoto y menos sucursales—, invirtiendo en tecnologías móviles que permitan ahorrar tiempo en trámites y papeleo y mediante soluciones de robótica e inteligencia artificial para automatizar procesos como la valoración de inmuebles o la contratación de seguros. “No es ninguna exageración decir que la experiencia de usuario es el santo grial de la nueva banca”, sostiene la consultora. “Por ello, parte de su transformación digital consiste en proporcionarla de un modo excelente”.

  • El papel del blockchain y los medios de pago

Analizada la estrategia a seguir por la banca, queda hablar de su apuesta tecnológica. Indra resalta la importancia de la tecnología de registro distribuido, que supone un hito en la historia de la economía: aporta a quienes intervienen en una transacción la confianza necesaria para realizar un intercambio sin necesidad de intermediarios.

Esta tecnología se compone de cuatro partes: el blockchain, una muy segura base de datos de las transacciones realizadas; las firmas digitales, un sistema de claves para identificar y verificar a los actores que participan en ellas; un mecanismo de consenso, o las reglas por las que se rige cada transacción, que quedan patentes en el blockchain; y una criptomoneda, cualquier elemento que se utilice para convertir un activo en digital.

Con un sistema como este, es difícil concebir que los pagos del futuro precisen de sistemas y estructuras tan rígidos como los actuales —con elevadas e innecesarias comisiones— y tiene más sentido que los intercambios de valor entre iguales (peer-to-peer) sucedan a través de una red móvil que no dependa exclusivamente del banco. Indra explica que las comisiones, que suponen hasta el 20% de los ingresos totales de una entidad, podrían desaparecer si el negocio se centra en dar un valor añadido a los usuarios.

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